商務日文及電話禮儀
在日文學習上,往往學習者容易忽略到商務日文學習。特別是在稱呼自己的同
事時,都會習慣加上「さん~」來介紹或回覆,這是不正確的說法。對於商務
電話禮儀分為2篇來介紹和說明,是不是自己也說了錯誤的日文用語呢?!
一. 撥打電話篇
① 對方接聽電話後,我們要做的第一件事就是報上自己的名字、或是公司部
門名稱。在對方詢問自己之前,必須先簡單地自我介紹,這是一種禮貌。有些
人在對方接聽電話時,劈頭就會先問「あの、XXXはいらっしゃいますか。
(請問某某某在嗎?)」,電話中的第一句話,永遠必須是先自我介紹,以手
機通話時也是一樣。
②在對方說「平日承蒙您照顧了」之後,禮貌起見,我們也必須簡單地回禮。
例:「こちらこそ、お世話になっております。」
「こちらこそ、お世話様です。」
「こちらこそ、いつもお世話になっております。」
③對方名稱後方,必須加上敬稱。如果知道對方的職稱,就以職稱當作敬稱,
如果不知道或不確定對方職稱時,可以使用「様(さま)」或「さん」,如果
是正式的通話,建議使用「様(さま)」,較為禮貌。
例:劉経理はいらっしゃいますか。
劉様はいらっしゃいますか。
勝冶日本語留学機構の劉様はいらっしゃいますか。
劉さんはいらっしゃいますか。(用於較熟識的人)
④在商業電話中,無論男性或女性,基本上都以「私(わたくし)」作為第
一人稱。「私(わたし)」「俺」「僕」這些可以用在私人電話交談時,但是
在工作溝通的時間,原則上還是使用「私(わたくし)」較為莊重。
⑤現在人手一部手機,特別是公務繁忙的商務人士,很少會有人一整天都待在
辦公桌前。因此,若是你稍後會外出、不在座位上、或是暫時離開,都必須先
向對方說清楚,以免電話打來卻找不到人,特別是請人回電的情況,如果對方
回電後還是找不到你,那麼將會十分失禮。為了保險起見,一般都會請對方直
接打到手機上。
例:私は出先なものですので、
私はしばらく席を外しますので、
私は今外出中なので、
↓
携帯のほうへお電話いただけますでしょうか。
⑥遇到數字、日期、姓名、金額這些重要情報時,如果發生錯誤將會產生十分
嚴重的後果,因此即使對方已經知道,還是必須再重覆確認一次,以求謹慎。
例:念のために申し上げます。
念のために、もう一度確認させていただきます。
念のために、お知らせいただけますでしょうか。
⑦在商業電話時,一般習慣由發話者結束談話,如果你是打電話的一方,那
麼最後也應該由你來掛斷電話。接聽電話的一方,為了表示對於通話對方的
尊重,除非有特殊原因或急事,不然很少主動掛斷電話。在事情交代完畢,準
備結束通話時,一般會使用以下說法: では、失礼いたします。
然後過三秒鐘後,輕輕掛上電話,如果是手機的話,則是經過三秒鐘後,再按
下結束通話按鍵。重點是不要讓對方聽到通話結束的「嘟嘟…」、或是掛電話
的「咔鏘!」聲音。
會話情景
電話が二回鳴ってから ( 電話鈴響二聲後。 )
社員:はい、勝冶日本語留学機構でございます。
( 您好,這裡是勝治日本語留學機構。)
小林:旅行会社の小林という者ですが。 ( 您好,我是旅行社的小林。)・・・・①
社員:いつもお世話になっております。 ( 平時承蒙您照顧了。)
小林:こちらこそ、いつもお世話になっております。
( 我們平時也承蒙您照顧了。)・・・・②
小林:あのー、劉経理はいらっしゃいますか。( 那個,請問劉經理在嗎? )・・③
社員:少々お待ちください、確認してまいります。
( 請您稍等,我前去確認一下。)
劉はただいま、席を外しておりますので、戻ってまいりましたら、
折り返しお電話させますが…。
( 劉目前不在座位上,等他回家之後,會請他再回電給您。)
小林:そうですか。じゃ、私は今、出先なものですから、・・・・④
携帯の方へお電話いただけますでしょうか。・・・・⑤
( 這樣啊,我目前人在外面,可以請您稍後撥電話到我的手機嗎? )
社員:承知いたしました。劉は小林様のお電話番号、存じておりますでしょうか。
( 了解。請問劉知道小林先生您的電話號碼嗎? )
小林:ええ、ご存知だと思います。・・・・⑥
でも、念のために、申し上げます。0912-345-678です。
( 是的,我想應該知道。不過為了預防萬一,我告訴您一下我的電話,0912-345-678。)
社員:繰り返します。0912-345-678ですね。 ( 我重覆一次,0912-345-678吧。)
小林:ええ、間違いありません。 ( 是的,沒有錯。)
社員:戻り次第、折り返しお電話させますので。( 待他回來後,會請他再回電給您。)
小林:じゃ、お願いします。 ( 那麼,拜託您了。)
社員:かしこまりました。 ( 了解。)
小林:では、失礼いたします。 ( 那麼,就此告辭。)・・・・⑦
社員:失礼いたします。 ( 好。)
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