勝治日本語留學有限公司

                商務日文及電話禮儀

          在日文學習上，往往學習者容易忽略到商務日文學習。特別是在稱呼自己的同

          事時，都會習慣加上「さん～」來介紹或回覆，這是不正確的說法。對於商務

          電話禮儀分為2篇來介紹和說明，是不是自己也說了錯誤的日文用語呢?!

         一. 撥打電話篇

         ① 對方接聽電話後，我們要做的第一件事就是報上自己的名字、或是公司部

         門名稱。在對方詢問自己之前，必須先簡單地自我介紹，這是一種禮貌。有些

         人在對方接聽電話時，劈頭就會先問「あの、XXXはいらっしゃいますか。

         （請問某某某在嗎?）」，電話中的第一句話，永遠必須是先自我介紹，以手

         機通話時也是一樣。

         ②在對方說「平日承蒙您照顧了」之後，禮貌起見，我們也必須簡單地回禮。

         例：「こちらこそ、お世話になっております。」

         「こちらこそ、お世話様です。」

         「こちらこそ、いつもお世話になっております。」

         ③對方名稱後方，必須加上敬稱。如果知道對方的職稱，就以職稱當作敬稱，

         如果不知道或不確定對方職稱時，可以使用「様（さま）」或「さん」，如果

         是正式的通話，建議使用「様（さま）」，較為禮貌。

         例：劉経理はいらっしゃいますか。

         劉様はいらっしゃいますか。

         勝冶日本語留学機構の劉様はいらっしゃいますか。

         劉さんはいらっしゃいますか。(用於較熟識的人)

         ④在商業電話中，無論男性或女性，基本上都以「私（わたくし）」作為第

         一人稱。「私（わたし）」「俺」「僕」這些可以用在私人電話交談時，但是

         在工作溝通的時間，原則上還是使用「私（わたくし）」較為莊重。

         ⑤現在人手一部手機，特別是公務繁忙的商務人士，很少會有人一整天都待在

         辦公桌前。因此，若是你稍後會外出、不在座位上、或是暫時離開，都必須先

         向對方說清楚，以免電話打來卻找不到人，特別是請人回電的情況，如果對方

         回電後還是找不到你，那麼將會十分失禮。為了保險起見，一般都會請對方直

         接打到手機上。

         例：私は出先なものですので、

               私はしばらく席を外しますので、

               私は今外出中なので、

               ↓

               携帯のほうへお電話いただけますでしょうか。

         ⑥遇到數字、日期、姓名、金額這些重要情報時，如果發生錯誤將會產生十分

         嚴重的後果，因此即使對方已經知道，還是必須再重覆確認一次，以求謹慎。

         例：念のために申し上げます。

               念のために、もう一度確認させていただきます。

               念のために、お知らせいただけますでしょうか。

         ⑦在商業電話時，一般習慣由發話者結束談話，如果你是打電話的一方，那

         麼最後也應該由你來掛斷電話。接聽電話的一方，為了表示對於通話對方的

         尊重，除非有特殊原因或急事，不然很少主動掛斷電話。在事情交代完畢，準

         備結束通話時，一般會使用以下說法： では、失礼いたします。

         然後過三秒鐘後，輕輕掛上電話，如果是手機的話，則是經過三秒鐘後，再按

         下結束通話按鍵。重點是不要讓對方聽到通話結束的「嘟嘟…」、或是掛電話

         的「咔鏘!」聲音。

         會話情景

         電話が二回鳴ってから   ( 電話鈴響二聲後。 )

         社員：はい、勝冶日本語留学機構でございます。

                  ( 您好，這裡是勝治日本語留學機構。)

         小林：旅行会社の小林という者ですが。 ( 您好，我是旅行社的小林。)････①

         社員：いつもお世話になっております。  ( 平時承蒙您照顧了。)

         小林：こちらこそ、いつもお世話になっております。

                       ( 我們平時也承蒙您照顧了。)････②

         小林：あのー、劉経理はいらっしゃいますか。( 那個，請問劉經理在嗎? )･･③

         社員：少々お待ちください、確認してまいります。

                       ( 請您稍等，我前去確認一下。)

      劉はただいま、席を外しておりますので、戻ってまいりましたら、

      折り返しお電話させますが…。     

      ( 劉目前不在座位上，等他回家之後，會請他再回電給您。)

         小林：そうですか。じゃ、私は今、出先なものですから、････④

       携帯の方へお電話いただけますでしょうか。････⑤

                      ( 這樣啊，我目前人在外面，可以請您稍後撥電話到我的手機嗎? )

         社員：承知いたしました。劉は小林様のお電話番号、存じておりますでしょうか。

                       ( 了解。請問劉知道小林先生您的電話號碼嗎? )

         小林：ええ、ご存知だと思います。････⑥

           でも、念のために、申し上げます。0912－345－678です。

          ( 是的，我想應該知道。不過為了預防萬一，我告訴您一下我的電話，0912-345-678。)

         社員：繰り返します。0912－345－678ですね。 ( 我重覆一次，0912-345-678吧。)

         小林：ええ、間違いありません。   ( 是的，沒有錯。)

         社員：戻り次第、折り返しお電話させますので。( 待他回來後，會請他再回電給您。)

         小林：じゃ、お願いします。   ( 那麼，拜託您了。)

         社員：かしこまりました。     ( 了解。)

         小林：では、失礼いたします。   ( 那麼，就此告辭。)････⑦

         社員：失礼いたします。    ( 好。)